1. College360s behandling af dine persondata
Vores persondatapolitik for medarbejdere er ment som en hjælp til at forstå, hvilke personlige informationer vi indsamler om dig som medarbejder, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.
2. Hvordan kan jeg kontakte jer?
Skulle du have spørgsmål, ønske yderligere information eller gøre indsigelse, er du velkommen til at rette henvendelse til os.
- Persondataansvarlig
Du er velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft, e-mail htoft@college360.dk, telefon 20431112
- Databeskyttelseskonsulent
Du er også velkommen til at kontakte databeskyttelseskonsulent Arild Ehrenskjöld,
Sønderhøj 9, 2. sal tv, 8260 Viby J., e-mail: agrue@efif.dk, telefon 8936 3218, mobil 2541 3506 - Dataansvarlig
College360, Boks 34 8600 Silkeborg, CVR. Nummer 17611615
3. Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne tilbyde dig en ansættelsesforhold på skolen herunder udfærdige kontrakt, udbetale løn, administrere ferie, medlemsskaber mv.
4. Kategorier af personoplysninger vi behandler
Vi har i forbindelse med din ansættelse behov for følgende persondata om dig:
- Fornavn og efternavn
- CPR. nr.
- Adresse
- E-mail og telefonnummer
- Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
- Uddannelses- og kursusbeviser
- Referencer
- Lønindplacering og dokumentation herfor
- Evt. personprofil som kan være en del af ansættelsesprocessen eller til brug for teamsamarbejde
- Andre aftaler, som har betydning for dit ansættelsesforhold
- Medlemskab af personaleforening, gavekasse og kunstforening
- Oplysning om syge- og andre fraværsdage herunder ferie, orlov.
- Oplysning om evt. børn til brug for omsorgsdage, barsel, orlov
- Evt. Advarsler og påtaler
- Aftaler og referater fra MUS samtaler (med dit samtykke)
- Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler
- Portrætbilleder til brug på skolens hjemmeside (med dit samtykke)
- Evt. Samtykker til at brug af billeder på i markedsføringsøjemed, som bliver indhentet separat
- Du vil selv få mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og kan selv vedligeholde oplysningerne
Kilder til persondata:
Vi indhenter persondata om dig fra:
Direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredje part, som kan være: Referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer, offentlige myndigheder herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto.
Lovgrundlag:
Vi behandler dine personlige data på følgende juridiske grundlag:
Artikel 6.1a (samtykke)
Artikel 6. 1b (databehandling nødvendigt for at udforme en kontrakt som du er part i eller for at udføre de nødvendige handlinger før kontraktindgåelse)
Artikel 6. 1f (afbalancering af interesser) Vores legitime interesse er at vurdere, om du er passende til den ledige stilling
CPR-nummer behandles på basis af den danske databeskyttelsesforordnings regler.
Hvem ser dine data?:
Vi deler dine personoplysninger med ansættelsesudvalget i ansættelsesforløbet. Efter ansættelsen deles dine oplysninger udelukkende med ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem dvs. ansatte i HR og Personale, skolens direktør og din nærmeste leder.
Opbevaring af data:
Alle personoplysninger vedrørende skolens ansatte opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af den ansatte selv, nærmeste leder, skolens direktør og HR-ansatte. Skolen benytter HR-løn/SLS til lønudbetaling hvor alle lønforhold registreres. Endvidere opbevares alle fraværsdata samt tidsregistreringsdata i Uddata+.
Vi gemmer dine data i det tidsrum, der er fastsat af lovgivningen. I særlige tilfælde vil oplysningerne blive gemt længere f.eks. i forbindelse med dokumentation af sager overfor offentlige myndigheder.
Dine data vil blive gemt i 5 år efter din fratrædelse. Derefter slette alle din persondata. I særlige tilfælde gemmes persondata længere f.eks. ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme.
5. Videregivelse af oplysninger
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, bortset fra følgendes situationer:
- Med dit samtykke
Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.
- Til ekstern databehandling
Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.
- Af juridiske årsager
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
- Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
- Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden f.eks. statistisk materiale som køns- og aldersfordeling på ansatte.
6. Dine rettigheder efter persondataforordningen
- Retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
- Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret)
- Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
- Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
- Retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
- Dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse
7. Informationssikkerhed
Vi arbejder løbende på at beskytte College360, vores medarbejdere og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
- Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
- Tavshedspligt for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
- Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
- Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på College360.
8. Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egne persondatapolitikker. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.
Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet. (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/
9. Ændringer
Vi forbeholder os ret til at ændre vores persondatapolitik. Dette vil altid ske under hensyn til gældende lovgivning. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.
