College360s behandling af dine persondata

1.  College360s behandling af dine persondata

Vores persondatapolitik for medarbejdere er ment som en hjælp til at forstå, hvilke personlige informationer vi indsamler om dig som medarbejder, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

2.  Hvordan kan jeg kontakte jer?

Skulle du have spørgsmål, ønske yderligere information eller gøre indsigelse, er du velkommen til at rette henvendelse til os.

• Persondataansvarlig
  Du er velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft, e-mail htoft@college360.dk, telefon 20431112
  

• Databeskyttelseskonsulent
  Du er også velkommen til at kontakte databeskyttelseskonsulent Arild Ehrenskjöld,
  Sønderhøj 9, 2. sal tv, 8260 Viby J., e-mail: agrue@efif.dk, telefon 8936 3218, mobil 2541 3506
  
  
• Dataansvarlig
  College360, Boks 34 8600 Silkeborg, CVR. Nummer 17611615
  

3.  Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne tilbyde dig en ansættelsesforhold på skolen herunder udfærdige kontrakt, udbetale løn, administrere ferie, medlemsskaber mv.

4.  Kategorier af personoplysninger vi behandler

Vi har i forbindelse med din ansættelse behov for følgende persondata om dig:

• Fornavn og efternavn
• CPR. nr.
• Adresse
• E-mail og telefonnummer
• Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
• Uddannelses- og kursusbeviser
• Referencer
• Lønindplacering og dokumentation herfor
• Evt. personprofil som kan være en del af ansættelsesprocessen eller til brug for teamsamarbejde
• Andre aftaler, som har betydning for dit ansættelsesforhold
• Medlemskab af personaleforening, gavekasse og kunstforening
• Oplysning om syge- og andre fraværsdage herunder ferie, orlov.
• Oplysning om evt. børn til brug for omsorgsdage, barsel, orlov
• Evt. Advarsler og påtaler
• Aftaler og referater fra MUS samtaler (med dit samtykke)
• Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler
• Portrætbilleder til brug på skolens hjemmeside (med dit samtykke)
• Evt. Samtykker til at brug af billeder på i markedsføringsøjemed, som bliver indhentet separat
• Du vil selv få mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og kan selv vedligeholde oplysningerne

Kilder til persondata:
Vi indhenter persondata om dig fra:

Direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredje part, som kan være: Referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer, offentlige myndigheder herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto.

Lovgrundlag:
Vi behandler dine personlige data på følgende juridiske grundlag:

Artikel 6.1a (samtykke)

Artikel 6. 1b (databehandling nødvendigt for at udforme en kontrakt som du er part i eller for at udføre de nødvendige handlinger før kontraktindgåelse)

Artikel 6. 1f (afbalancering af interesser) Vores legitime interesse er at vurdere, om du er passende til den ledige stilling

CPR-nummer behandles på basis af den danske databeskyttelsesforordnings regler.

Hvem ser dine data?:
Vi deler dine personoplysninger med ansættelsesudvalget i ansættelsesforløbet. Efter ansættelsen deles dine oplysninger udelukkende med ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem dvs. ansatte i HR og Personale, skolens direktør og din nærmeste leder.

Opbevaring af data:
Alle personoplysninger vedrørende skolens ansatte opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af den ansatte selv, nærmeste leder, skolens direktør og HR-ansatte. Skolen benytter HR-løn/SLS til lønudbetaling hvor alle lønforhold registreres. Endvidere opbevares alle fraværsdata samt tidsregistreringsdata i Uddata+.

Vi gemmer dine data i det tidsrum, der er fastsat af lovgivningen. I særlige tilfælde vil oplysningerne blive gemt længere f.eks. i forbindelse med dokumentation af sager overfor offentlige myndigheder.

Dine data vil blive gemt i 5 år efter din fratrædelse. Derefter slette alle din persondata. I særlige tilfælde gemmes persondata længere f.eks. ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme.

5.  Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, bortset fra følgendes situationer:

• Med dit samtykke
  Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling
  Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager
  Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden f.eks. statistisk materiale som køns- og aldersfordeling på ansatte.

6.  Dine rettigheder efter persondataforordningen

• Retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
• Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret) 
• Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
• Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
• Retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
• Dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse

7.  Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende på at beskytte College360, vores medarbejdere og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
• Tavshedspligt for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på College360.

8.  Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egne persondatapolitikker. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet.  (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

9. Ændringer

Vi forbeholder os ret til at ændre vores persondatapolitik. Dette vil altid ske under hensyn til gældende lovgivning. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.

1.  College360s behandling af dine persondata

Vores persondatapolitik i forbindelse med rekruttering er ment som en hjælp til at forstå, hvilke personlige informationer vi indsamler om dig som ansøger, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

2.  Hvordan kan jeg kontakte jer?

Skulle du have spørgsmål, ønske yderligere information eller gøre indsigelse, er du velkommen til at rette henvendelse til os.

• Persondataansvarlig
  Du er velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft, e-mail htoft@college360.dk, telefon 20431112
  
  
• Databeskyttelseskonsulent
  Du er også velkommen til at kontakte databeskyttelseskonsulent Arild Ehrenskjöld,
  Sønderhøj 9, 2. sal tv, 8260 Viby J., e-mail: agrue@efif.dk, telefon 8936 3218, mobil 2541 3506
  
  
• Dataansvarlig
  College360, Boks 34 8600 Silkeborg, CVR. Nummer 17611615

3.  Formålet med vores behandling af dine personoplysninger

Processen med at ansætte medarbejdere til en ledig stilling på College360 har til formål at vurdere dine færdigheder og kvalifikationer for, at beslutte om vi kan tilbyde og ansætte dig i et job på skolen.

4.  Kategorier af personoplysninger vi behandler

Vi har behov for følgende almindelige persondata om dig:

• Fornavn og efternavn
• e-mail og telefonnummer
• adresse
• Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
• Uddannelsesbeviser
• Referencer

Ved at ansøge om en stilling hos os, giver du samtykke til, at vi må kontakte de opgivne referencer efter nærmere aftale med dig. Dette samtykke kan du trække tilbage ved at maile til info@college360.

En personlighedsprofil kan være en del af ansættelsesprocessen.

Vi har ikke brug for følsomme personoplysninger om dig i ansættelsesprocessen.

Hvis du bliver ansat hos os, vil vi også have brug for dit CPR-nummer og et samtykke til, at vi bruger dit billede på skolens website, som bliver indhentet separat. Du vil selv få mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og selv vedligeholde oplysningerne.

Kilder til persondata:
Vi indhenter persondata om dig fra:

Direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredje part, som kan være: Referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer.

Lovgrundlaget:
Vi behandler dine personlige data på følgende juridiske grundlag:

Artikel 6.1a (samtykke)

Artikel 6. 1b (databehandling nødvendigt for at udforme en kontrakt som du er part i eller for at udføre de nødvendige handlinger før kontraktindgåelse)

Artikel 6. 1f (afbalancering af interesser) Vores legitime interesse er at vurdere, om du er passende til den ledige stilling

CPR-nummer behandles på basis af den danske databeskyttelsesforordnings regler.

Hvem ser dine data:
Vi deler dine ansøgningsoplysninger med ansættelsesudvalget, ansatte i HR og Personale og evt. rekrutteringsbureau.

Opbevaring af data:

På College360 modtager vi kun jobansøgninger elektronisk via jobportalen på vores hjemmeside. På den måde sikrer vi os, at ansøgerens persondata behandles i henhold til persondataloven.

Ansøgning og bilag uploades og opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af det nedsatte ansættelsesudvalg.

Når den rette kandidat er fundet, og rekrutteringsprocessen er afsluttet, gemmer vi din ansøgning, og evt. udarbejdede personprofiler i 6 måneder efter afslag for at kunne vende tilbage til dig, hvis en anden lignende jobmulighed skulle opstå. Herefter vil ansøgning og bilag blive slettet.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag i 6 måneder, hvorefter de slettes.

Hvis du ansættes i den ledige stilling vil dine oplysninger blive overført til din personalemappe i vores HR system Innomate og blive behandlet i forhold til vores HR-privatlivspolitik, som du vil modtage ved din ansættelse.

5.  Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, bortset fra følgendes situationer:

• Med dit samtykke
  Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling
  Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager
  Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser

6.  Dine rettigheder efter persondataforordningen

• Retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
• Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret) 
• Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
• Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
• Retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
• Dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse

7.  Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende på at beskytte College360 og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
• Tavshedspligt for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på College360.

8.  Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet  (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

9. Ændringer

Vi forbeholder os ret til at ændre vores persondatapolitik. Dette vil altid ske under hensyn til gældende lovgivning. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.