På Handelsgymnasiet Silkeborg tager vi dine persondata alvorligt.
Når du begynder på Handelsgymnasiet Silkeborg vil du blive bedt om at godkende en samtykkeerklæring om brug af billeder. Dette betyder, at når vi som skole tager billeder af dig i skolesammenhænge, at vi må bruge billeder, bl.a. på vores sociale medier.
Billeder, lyd- og videooptagelser
Ifølge straffeloven er det ikke tilladt at publicere billeder af de andre elever, lærere og andet personale på de sociale medier osv. uden deres accept.
Det er heller ikke tilladt at optage lyd og video af skolens personale, med mindre den pågældende person har givet tilladelse til det.
Privatlivspolitik for elever
Hvordan kan jeg kontakte jer?
Skulle du have spørgsmål, ønske yderligere information eller gøre indsigelse, er du velkommen til at rette henvendelse til os.
- Persondataansvarlig
Du er velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft, e-mail htoft@college360.dk, telefon 20431112 - Databeskyttelseskonsulent
Du er også velkommen til at kontakte databeskyttelseskonsulent Arild Ehrenskjöld * E-mail: ague@efif.dk * Direkte nummer: 89 36 32 18 * Mobil: 25 41 35 06 - Dataansvarlig
College360, Boks 34 8600 Silkeborg, CVR. Nummer 17611615
Formålet med vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen.
Disse personoplysninger behandler vi primært i forbindelse med vores elevadministration for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser over for dig i forbindelse med din uddannelse og som følge af lovkrav/myndighedskrav.
Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse.
Kategorier af personoplysninger vi behandler
På College360 behandler vi følgende kategorier af personoplysninger om dig
Elevadministration
- CPR-nummer
- Navn, adresse, telefon, e-mail,
- Karakterer
- Eventuelle fraværsoplysninger
- Eventuelle oplysninger om værge
- Oplysninger, som indgår i vores korrespondance med dig
Derudover kan vi have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, hvis du henvender dig i vores studievejledning. Disse oplysninger kan omfatte behov for støtte under uddannelsen, helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug eller problemer i hjemmet.
Billeder
Vi vil gerne tage situationsbilleder fra hverdagen på skolen og events til brug for vores hjemmeside og de sociale medier som f.eks. skolens Facebooksider og –grupper samt Instagram. Du afgiver ved starten af din uddannelse samtykke til, at vi må anvende situationsbilleder, hvor du optræder til disse formål. Du kan dog kan dog til enhver tid bede os om at fjerne et billede, hvor du optræder eller trække dit samtykke tilbage.
Billeder kan også blive anvendt til College360 markedsføringsmateriale (trykte materialer, opslag og kampagner på hjemmeside og sociale medier. Dette vil udelukkende ske, hvis du har givet tilladelse (samtykke) til det.
Hjemmeside
Når du besøger College360s hjemmeside (www.college360.dk) er du sikret anonymitet. Når du besøger et web-sted afgiver du dog automatisk en række oplysninger om dig selv. Dette gælder blandt andet:
- Din adresse (ip-adresse) på Internettet (så vores server kan vide hvor den skal sende oplysningerne hen).
- Hvilken browser, du bruger til at kigge på vores side med.
- Hvilke sider du har kigget på.
College360 gemmer ingen af disse oplysninger. Oplysninger om besøg på vore sider gemmes kun i summarisk form. Dette gøres udelukkende for, at vi kan se, hvorledes brugerne af web-stedet anvender siderne og for, at vi derigennem kan gøre web-stedet endnu bedre for vore brugere. Ingen af disse oplysninger kan føres tilbage til dig. Du indgår kun som en del af en total, der anvendes i vores statistik.
Alle oplysninger af personlig karakter (som eksempelvis billeder af elever og personale) placeres kun på web-stedet, hvis personen, som oplysningerne vedrører, har givet sit samtykke. Et sådant samtykke vil til enhver tid kunne trækkes tilbage.
Hvis du på vort web-sted afgiver oplysninger af personlig karakter (dette kan eksempelvis være ved tilmelding til nyhedsbreve, anvendelse af en kontaktformular, anmodning om optagelse eller bestilling af brochurer), vil College360 udelukkende anvende disse oplysninger til at udføre de opgaver, som henvendelsen vedrører. Sådanne oplysninger arkiveres ikke i længere tid end til opgaven er udført. Og sådanne oplysninger videregives aldrig til tredjepart.
Cookies
En "cookie" er en lille tekstbesked, der typisk bliver lagt på din computer, når du bruger en hjemmeside. En cookie kan også lægges midlertidigt på din computer i forbindelse med et besøg på en hjemmeside for så at blive slettet igen, når du forlader hjemmesiden. Også College360s hjemmeside anvender cookies. Alle cookies der bliver lagt fra College360s hjemmeside er af den midlertidige type. Det vil sige, at alle cookies fra College360 vil blive slettet, når du forlader vores hjemmeside.
Via cookies indsamler vi oplysninger om unikt ID, tekniske oplysninger om din computer, tablet eller telefon, IP-adresse, geografisk placering samt søge og brugeradfærd på vores hjemmeside. Du kan her læse mere om vores brug af cookies.
Data fra cookies lagt fra College360s hjemmeside bruges ikke til at indsamle personlige oplysninger. Ingen cookies fra College360s hjemmeside videresendes eller sælges til tredjepart.
Tidsfrister for opbevaring/sletning af data
College360 opbevarer kun personoplysninger, så længe den lovmæssige hjemmel tillader det og så længe, der er brug for oplysningerne for at kunne udføre de opgaver, der er forbundet med at drive skole. Vi bestræber os på at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans i forhold til vores sagsbehandling, eller når en elev eller ansat ikke længere har en relation til College360 medmindre lovgivning eller klagefrister kræver, at de opbevares i en periode.
- Personoplysninger slettes aldrig i de elevadministrative systemer EasyA og EasyP.
- Uddannelsesaftale og Erklæring om oplæring/bevis slettes aldrig.
- Beviser slettes ikke
- Karakterlister slettes ikke
- Fagprøver 12 mdr.
- Svendeprøver 12 mdr., hvis der er et skriftligt produkt
- Gamle eksamensopgaver 12 mdr. efter endt uddannelse
- Data ind- og udbetalinger af tilskud – følger bogføringsreglerne – 5 år
Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du disse rettigheder:
- Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
- Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
- Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
- Retten til at få dine personoplysninger slettet.
- Retten til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
- Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
- Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder bedes du rette personlig henvendelse til elevadministrationen på Bredhøjvej 8 eller Bindslevs Plads 1 i Silkeborg. Du skal medbringe billedlegitimation ved henvendelsen. Vi bestræber os på at kunne håndtere din henvendelse inden for en tidsramme på 2 uger.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger.
Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt.
Samtykke
Brug af billeder
Når du starter som elev eller bliver ansat på College360, beder vi om dit samtykke til at måtte bruge fotos i form af situationsbilleder fra aktiviteter i skoleregi, hvor du optræder. Vi bruger disse billeder på vores hjemmeside og de sociale medier for at vise, hvad der sker på skolen. Derudover kan du blive spurgt, om du vil samtykke til, at vi bruger fotos af portrætkarakter af dig. Vi vil aldrig bruge portrætfotos af dig uden dit samtykke. Hvis du afgiver et samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Henvend dig til Mette Sørensen Djaba i Ledelsessekretariatet på msd@college.dk, så hjælper vi dig med tilbagetrækningen.
Videregivelse af oplysninger
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, bortset fra følgendes situationer:
- Med dit samtykke
Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.
- Til ekstern databehandling
Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.
- Af juridiske årsager
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
- Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
- Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.
Informationssikkerhed
Vi arbejder løbende på at beskytte College360 og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
- Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
- Tavshedspligt for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
- Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
- Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på College360.
Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.
Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den.
Ændringer
Vi forbeholder os ret til at ændre vores persondatapolitik. Dette vil altid ske under hensyn til gældende lovgivning. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.
Samtykkeerklæring vedr. billeder
Ved studie start vil du blive bedt om at give samtykke til at skolen må bruge billeder af dig i forskellige sammenhænge.
Situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke i medfør af i persondataloven. Derimod kræver det samtykke at offentliggøre portrætbilleder/holdbilleder, hvilket er baggrunden for denne samtykkeerklæring.
På College360 anvender vi f.eks. dit portrætbillede i følgende sammenhænge:
- Studiekort
- Klasselister/Klassespejl
- Studieture
- Svendeprøver
- Dimission
- Konkurrencer, arrangementer og events
Jeg giver hermed samtykke til, at College360 må offentliggøre portrætbilleder i form af fotos og video af mig med henblik på at beskrive undervisningen, studiemiljøet, studieture, konkurrencer, arrangementer og events. Billederne kan offentliggøres på skolens forskellige medieplatforme, så som hjemmeside, facebooksider/facebookgrupper og Instagram. Billederne vil kun blive udleveret til ekstern brug med særskilt samtykke.
College360 opbevarer som hovedregel portrætbilleder af elever i deres studieperiode. Andre billedmaterialer opbevares som hovedregel i 5 år. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores brug af materialet, hvorefter vi vil fjerne det fra vores platforme og arkiv. Dette samtykke kan til enhver tid tilbagetrækkes. Henvendelse til info@ college360.dk
