Her kan du læse om, hvilke personlige informationer vi indsamler om dig som elev/kursist på College360, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.
Formålet med behandlingen
Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit kursus- eller uddannelsesforløb, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen. Behandlingen omhandler primært:
- Optagelse/tilmelding
- Generel studieadministration og sagsbehandling (f.eks. fravær og brud på skolens studie- og ordensregler)
- Planlægning og gennemførelse af undervisning, eksamen og studierejser
- Vejledning og SPS-støtte
Disse oplysninger behandles hovedsageligt med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse.
Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.
Derudover behandler vi oplysninger i henhold til en række love og bekendtgørelser, som vi er underlagt. F.eks.:
- Offentlighedsloven
- Forvaltningsloven
- Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
- Lov om de gymnasiale uddannelser
- Erhvervsuddannelsesloven
- EUX-loven
- Vejledningsloven
- Undervisningsmiljøloven
- EVA-loven
- Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
- AMU-bekendtgørelsen
- Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet mv. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag
- Almen eksamensbekendtgørelsen
- Optagelsesbekendtgørelsen
Oplysninger, vi registrerer om dig
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mail, karakterer, fraværsoplysninger, uddannelsesaftale, portrætbillede, mv.)
- CPR-nummer
- Eventuelle oplysninger om værge
- Oplysninger, som indgår i vores korrespondance med dig
Derudover kan vi have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, hvis du henvender dig i vores studievejledning. Disse oplysninger kan omfatte behov for støtte under uddannelsen, helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug eller problemer i hjemmet, eventuel tilknytning til Kriminalforsorgen.
Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, medmindre vi har hjemmel til det f.eks. i følgende situationer:
- Med dit samtykke
Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.
- Til ekstern databehandling
Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.
- Af juridiske årsager
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
- Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
- Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.
Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov til det. Det kan f.eks. være oplysninger til SU-styrelsen, skolens revisor, Undervisningsministeriet, Ungdommens Uddannelsesvejledning, faglige udvalg, a-kasser og jobcentre. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker f.eks med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.
Går du på en erhvervsuddannelse vil du opleve, at vi udveksler oplysninger med din eventuelle oplæringsvirksomhed som et led i vores lovbestemte opgave jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e. Oplysningerne er en forudsætning for, at du kan tegne en uddannelsesaftale.
Vi udveksler også oplysninger om fravær og karakterer – og om eventuelle brud på studie- og ordensregler med din oplæringsvirksomhed. Videregivelsen sker ligeledes med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.
Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til rejseselskaber, hoteller og partnerskoler o. lign. i forbindelse med afvikling af studieophold/studierejser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.
I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – f.eks. til ministerier eller politi. Det sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.
Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.
Hvis du er under 18 år, videregiver vi også vigtige oplysninger om dig til dine forældre/værger – det skal vi bl.a. ifølge forældreansvarsloven.
Kilder til persondata
Oplysninger om dig kommer primært fra:
- optagelse.dk
- voksenuddannelse.dk
- laerepladsen.dk
- virksomheder
- CPR-registeret
- Jobcentre
- Folkeskoler
- Dig selv
Oplysningerne kommer også fra de data, du genererer gennem dit studieforløb. F.eks eksamensresultater og samtaler.
Adgang til dine personoplysninger
Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger.
De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.
Opbevaring af data
College360 opbevarer kun personoplysninger, så længe den lovmæssige hjemmel tillader det og så længe, der er brug for oplysningerne for at kunne udføre de opgaver, der er forbundet med at drive skole. Vi bestræber os på at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans i forhold til vores sagsbehandling, eller når en elev eller kursist ikke længere har en relation til College360 medmindre lovgivning eller klagefrister kræver, at de opbevares i en periode.
Eksempler på slettefrister:
-
- Eksamensbeviser slettes efter 30 år
- AMU-beviser slettes efter 30 år
- Uddannelsesaftaler slettes 3 år efter uddannelsen er gennemført
På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt med opbevaringskrav
Billeder på hjemmeside og sociale medier
På College360 anvender vi vores hjemmeside og sociale medier til at markedsføre os som skole og synliggøre vores aktiviteter.
Som skole deler vi situationsbilleder af forsamlinger i forbindelse med arrangementer og lign. på skolens hjemmeside og sociale medier som led i en generel informationsindsats for elever. Dette sker på baggrund af interesseafvejningsreglen art. 6. stk. 1 litra f., fordi vi har vurderet at skolens legitime interesser i at informere forældre og nye elever om skolens aktiviteter, samt at pleje og værne om det gode studiemiljø og at skabe ejerskab for skolen, går forud for en eventuel interesse i ikke at blive afbilledet. Du afgiver ved starten af din uddannelse samtykke til, at vi må anvende situationsbilleder, hvor du optræder til disse formål. Du kan dog til enhver tid bede os om at fjerne et billede, hvor du optræder eller trække dit samtykke tilbage.
Vi vil aldrig bruge portrætfotos af dig uden dit samtykke. Du vil ved opstart på din uddannelse blive spurgt, om du vil samtykke til, at vi bruger fotos af portrætkarakter af dig i forbindelse med:
- Studiekort
- Klasselister/Klassespejl
- Studieture
- Svendeprøver
- Dimission
- Konkurrencer, arrangementer og events
Når du starter på College360, vil du blive bedt om samtykke til, at College360 må offentliggøre portrætbilleder i form af fotos og video af dig i ovennævnte sammenhænge. Læs samtykketeksten her
Billederne kan offentliggøres på skolens forskellige medieplatforme, så som hjemmeside, facebooksider/facebookgrupper og Instagram. Billederne vil kun blive udleveret til ekstern brug med særskilt samtykke.
Elever over 15 år vurderes selv at kunne give deres samtykke til brug af deres billeder.
College360 opbevarer som hovedregel portrætbilleder af elever i deres studieperiode. Andre billedmaterialer opbevares som hovedregel i 5 år.
Billeder kan også blive anvendt til College360 markedsføringsmateriale (trykte materialer, opslag og kampagner på hjemmeside og sociale medier). Dette vil udelukkende ske, hvis du har givet tilladelse (samtykke) til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte ledelsessekretariatet, hvorefter dine billeder slettes.
Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.
Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores brug af billedmaterialer, hvor du optræder, hvorefter vi vil fjerne det fra vores platforme og arkiv. Samtykker i forhold til brug af billeder kan til enhver tid tilbagetrækkes. Henvendelse kan ske på info@college360.dk.