Ansatte - Behandling af personoplysninger

Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig til administration af dit ansættelsesforhold og til lønudbetaling. Derudover behandler vi data, der genereres som konsekvens af din ansættelsesfunktion. Disse oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e og artikel 9 stk. 2 litra f og databeskyttelseslovens §7 og §12.

Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks mødereferater eller din e-mailadresse.

De typer af oplysninger, vi har registreret om dig, er oplysninger om:

• Fornavn og efternavn
• CPR. nr.
• Adresse
• E-mail og telefonnummer
• Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
• Uddannelses- og kursusbeviser
• Referencer
• Lønindplacering og dokumentation herfor
• Evt. personprofil som kan være en del af ansættelsesprocessen eller til brug for teamsamarbejde
• Andre aftaler, som har betydning for dit ansættelsesforhold
• Medlemskab af personaleforening, gavekasse og kunstforening
• Oplysning om syge- og andre fraværsdage herunder ferie, orlov.
• Oplysning om evt. børn til brug for omsorgsdage, barsel, orlov
• Evt. advarsler og påtaler
• Aftaler og referater fra MUS samtaler (med dit samtykke)
• Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler
• Portrætbilleder til brug på skolens hjemmeside (med dit samtykke)
• Evt. Samtykker til at brug af billeder på i markedsføringsøjemed, som bliver indhentet separat
• Du vil selv få mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og kan selv vedligeholde oplysningerne

De typer af oplysninger, som vi kan have registreret om dig, hvis det er relevant, er:

barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler, eventuel arbejdstidsregistrering, fritvalgsordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, medmindre at vi har hjemmel til det f.eks. i følgende situationer:

• Med dit samtykke

Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger til skolens revisor eller oplysninger om sygefravær ved ansøgning om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – f.eks. til ministerier eller politi.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger og evt. advarsler, fratrædelsesaftaler og opsigelser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og databeskyttelseslovens §12 stk. 1 eller stk. 2. 

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Kilder til persondata

Vi indhenter persondata om dig direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredjepart, som kan være: referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer, offentlige myndigheder herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto.

Adgang til dine personoplysninger

Vi deler dine personoplysninger med ansættelsesudvalget i ansættelsesforløbet. Efter ansættelsen deles dine oplysninger udelukkende med ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem dvs. ansatte i HR og Personale, skolens direktør og din nærmeste leder.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Opbevaring af data

Så længe du er ansat på College360, gemmer vi oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Alle personoplysninger vedrørende skolens ansatte opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af den ansatte selv, nærmeste leder, skolens direktør og HR-ansvarlige. Skolen benytter HR-løn/SLS til lønudbetaling hvor alle lønforhold registreres. Endvidere opbevares alle fraværsdata samt tidsregistreringsdata i Studie+.

Vi gemmer dine data i det tidsrum, der er fastsat af lovgivningen. I særlige tilfælde vil oplysningerne blive gemt længere f.eks. i forbindelse med dokumentation af sager over for offentlige myndigheder.

Dine data vil blive gemt i 5 år efter din fratrædelse. Derefter slettes alle din persondata. I særlige tilfælde gemmes persondata længere f.eks. ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme.

På College360 afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 

Billeder på hjemmesiden og sociale medier

På College360 ønsker vi at have portrætbilleder af vores medarbejdere på hjemmesiden. Dit billede bliver kun lagt på hjemmesiden, hvis du giver dit samtykke til det.

Billeder og portrætter af dig bliver ligeledes kun lagt på hjemmesiden og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte Ledelsessekretariatet, hvorefter dine billeder slettes.  

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen. 

Medarbejderoplysninger på hjemmesiden

På vores hjemmeside præsenterer vi alle skolens medarbejdere. På siden vises følgende medarbejderoplysninger:

• Navn
• Titel
• Organisatorisk placering
• Afdeling og fag, du underviser i
• Telefon (hvis medarbejderen har en arbejdstelefon)
• E-mailadresse
• Portrætfoto (hvis du har givet dit samtykke til det)

Har du spørgsmål til medarbejderoplysningerne på hjemmesiden, kan du kontakte Ledelsessekretariatet.

Medarbejderoplysninger på skolens hjemmeside behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f, da skolen har en legitim interesser i at præsentere skolens medarbejdere for kommende og nuværende elever, kursister og samarbejdspartnere.

Oplysninger om medarbejdere slettes, når ansættelsen ophører.