Behandling af dine personoplysninger på College360

Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit kursus- eller uddannelsesforløb, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen. Behandlingen omhandler primært:

• Optagelse/tilmelding
• Generel studieadministration og sagsbehandling (f.eks. fravær og brud på skolens studie- og ordensregler)
• Planlægning og gennemførelse af undervisning, eksamen og studierejser
• Vejledning og SPS-støtte

Disse oplysninger behandles hovedsageligt med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse.

Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.

Derudover behandler vi oplysninger i henhold til en række love og bekendtgørelser, som vi er underlagt. F.eks.:

• Offentlighedsloven
• Forvaltningsloven
• Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
• Lov om de gymnasiale uddannelser
• Erhvervsuddannelsesloven
• EUX-loven
• Vejledningsloven
• Undervisningsmiljøloven
• EVA-loven
• Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
• AMU-bekendtgørelsen
• Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet mv. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag
• Almen eksamensbekendtgørelsen
• Optagelsesbekendtgørelsen

Oplysninger, vi registrerer om dig

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mail, karakterer, fraværsoplysninger, uddannelsesaftale, portrætbillede, mv.)
• CPR-nummer
• Eventuelle oplysninger om værge
• Oplysninger, som indgår i vores korrespondance med dig

Derudover kan vi have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, hvis du henvender dig i vores studievejledning. Disse oplysninger kan omfatte behov for støtte under uddannelsen, helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug eller problemer i hjemmet, eventuel tilknytning til Kriminalforsorgen.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, medmindre vi har hjemmel til det f.eks. i følgende situationer:

• Med dit samtykke

Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.

Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov til det. Det kan f.eks. være oplysninger til SU-styrelsen, skolens revisor, Undervisningsministeriet, Ungdommens Uddannelsesvejledning, faglige udvalg, a-kasser og jobcentre. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker f.eks med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

Går du på en erhvervsuddannelse vil du opleve, at vi udveksler oplysninger med din eventuelle oplæringsvirksomhed som et led i vores lovbestemte opgave jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e. Oplysningerne er en forudsætning for, at du kan tegne en uddannelsesaftale. 

Vi udveksler også oplysninger om fravær og karakterer – og om eventuelle brud på studie- og ordensregler med din oplæringsvirksomhed. Videregivelsen sker ligeledes med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til rejseselskaber, hoteller og partnerskoler o. lign. i forbindelse med afvikling af studieophold/studierejser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – f.eks. til ministerier eller politi. Det sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Hvis du er under 18 år, videregiver vi også vigtige oplysninger om dig til dine forældre/værger – det skal vi bl.a. ifølge forældreansvarsloven.

Kilder til persondata

Oplysninger om dig kommer primært fra:

• optagelse.dk
• voksenuddannelse.dk
• laerepladsen.dk
• virksomheder
• CPR-registeret
• Jobcentre
• Folkeskoler
• Dig selv

Oplysningerne kommer også fra de data, du genererer gennem dit studieforløb. F.eks eksamensresultater og samtaler.

Adgang til dine personoplysninger

Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Opbevaring af data

College360 opbevarer kun personoplysninger, så længe den lovmæssige hjemmel tillader det og så længe, der er brug for oplysningerne for at kunne udføre de opgaver, der er forbundet med at drive skole. Vi bestræber os på at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans i forhold til vores sagsbehandling, eller når en elev eller kursist ikke længere har en relation til College360 medmindre lovgivning eller klagefrister kræver, at de opbevares i en periode.

Eksempler på slettefrister:

• • Eksamensbeviser slettes efter 30 år
  • AMU-beviser slettes efter 30 år
  • Uddannelsesaftaler slettes 3 år efter uddannelsen er gennemført

På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt med opbevaringskrav

Billeder på hjemmeside og sociale medier

På College360 anvender vi vores hjemmeside og sociale medier til at markedsføre os som skole og synliggøre vores aktiviteter.

Som skole deler vi situationsbilleder af forsamlinger i forbindelse med arrangementer og lign. på skolens hjemmeside og sociale medier som led i en generel informationsindsats for elever. Dette sker på baggrund af interesseafvejningsreglen art. 6. stk. 1 litra f., fordi vi har vurderet at skolens legitime interesser i at informere forældre og nye elever om skolens aktiviteter, samt at pleje og værne om det gode studiemiljø og at skabe ejerskab for skolen, går forud for en eventuel interesse i ikke at blive afbilledet. Du afgiver ved starten af din uddannelse samtykke til, at vi må anvende situationsbilleder, hvor du optræder til disse formål. Du kan dog til enhver tid bede os om at fjerne et billede, hvor du optræder eller trække dit samtykke tilbage.

Vi vil aldrig bruge portrætfotos af dig uden dit samtykke. Du vil ved opstart på din uddannelse blive spurgt, om du vil samtykke til, at vi bruger fotos af portrætkarakter af dig i forbindelse med:

• Studiekort
• Klasselister/Klassespejl
• Studieture
• Svendeprøver
• Dimission
• Konkurrencer, arrangementer og events

Når du starter på College360, vil du blive bedt om samtykke til, at College360 må offentliggøre portrætbilleder i form af fotos og video af dig i ovennævnte sammenhænge. Billederne kan offentliggøres på skolens forskellige medieplatforme, så som hjemmeside, facebooksider/facebookgrupper og Instagram. Billederne vil kun blive udleveret til ekstern brug med særskilt samtykke.

Elever over 15 år vurderes selv at kunne give deres samtykke til brug af deres billeder. 

College360 opbevarer som hovedregel portrætbilleder af elever i deres studieperiode. Andre billedmaterialer opbevares som hovedregel i 5 år. 

Billeder kan også blive anvendt til College360 markedsføringsmateriale (trykte materialer, opslag og kampagner på hjemmeside og sociale medier). Dette vil udelukkende ske, hvis du har givet tilladelse (samtykke) til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte ledelsessekretariatet, hvorefter dine billeder slettes.

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores brug af billedmaterialer, hvor du optræder, hvorefter vi vil fjerne det fra vores platforme og arkiv. Samtykker i forhold til brug af billeder kan til enhver tid tilbagetrækkes. Henvendelse kan ske på info@college360.dk.

Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig til administration af dit ansættelsesforhold og til lønudbetaling. Derudover behandler vi data, der genereres som konsekvens af din ansættelsesfunktion. Disse oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e og artikel 9 stk. 2 litra f og databeskyttelseslovens §7 og §12.

Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks mødereferater eller din e-mailadresse.

De typer af oplysninger, vi har registreret om dig, er oplysninger om:

• Fornavn og efternavn
• CPR. nr.
• Adresse
• E-mail og telefonnummer
• Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
• Uddannelses- og kursusbeviser
• Referencer
• Lønindplacering og dokumentation herfor
• Evt. personprofil som kan være en del af ansættelsesprocessen eller til brug for teamsamarbejde
• Andre aftaler, som har betydning for dit ansættelsesforhold
• Medlemskab af personaleforening, gavekasse og kunstforening
• Oplysning om syge- og andre fraværsdage herunder ferie, orlov.
• Oplysning om evt. børn til brug for omsorgsdage, barsel, orlov
• Evt. advarsler og påtaler
• Aftaler og referater fra MUS samtaler (med dit samtykke)
• Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler
• Portrætbilleder til brug på skolens hjemmeside (med dit samtykke)
• Evt. Samtykker til at brug af billeder på i markedsføringsøjemed, som bliver indhentet separat
• Du vil selv få mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og kan selv vedligeholde oplysningerne

De typer af oplysninger, som vi kan have registreret om dig, hvis det er relevant, er:

barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler, eventuel arbejdstidsregistrering, fritvalgsordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360, medmindre at vi har hjemmel til det f.eks. i følgende situationer:

• Med dit samtykke

Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger til skolens revisor eller oplysninger om sygefravær ved ansøgning om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – f.eks. til ministerier eller politi.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger og evt. advarsler, fratrædelsesaftaler og opsigelser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og databeskyttelseslovens §12 stk. 1 eller stk. 2. 

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Kilder til persondata

Vi indhenter persondata om dig direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredjepart, som kan være: referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer, offentlige myndigheder herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto.

Adgang til dine personoplysninger

Vi deler dine personoplysninger med ansættelsesudvalget i ansættelsesforløbet. Efter ansættelsen deles dine oplysninger udelukkende med ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem dvs. ansatte i HR og Personale, skolens direktør og din nærmeste leder.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Opbevaring af data

Så længe du er ansat på College360, gemmer vi oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Alle personoplysninger vedrørende skolens ansatte opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af den ansatte selv, nærmeste leder, skolens direktør og HR-ansvarlige. Skolen benytter HR-løn/SLS til lønudbetaling hvor alle lønforhold registreres. Endvidere opbevares alle fraværsdata samt tidsregistreringsdata i Studie+.

Vi gemmer dine data i det tidsrum, der er fastsat af lovgivningen. I særlige tilfælde vil oplysningerne blive gemt længere f.eks. i forbindelse med dokumentation af sager over for offentlige myndigheder.

Dine data vil blive gemt i 5 år efter din fratrædelse. Derefter slettes alle din persondata. I særlige tilfælde gemmes persondata længere f.eks. ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme.

På College360 afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 

Billeder på hjemmesiden og sociale medier

På College360 ønsker vi at have portrætbilleder af vores medarbejdere på hjemmesiden. Dit billede bliver kun lagt på hjemmesiden, hvis du giver dit samtykke til det.

Billeder og portrætter af dig bliver ligeledes kun lagt på hjemmesiden og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte Ledelsessekretariatet, hvorefter dine billeder slettes.  

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen. 

Medarbejderoplysninger på hjemmesiden

På vores hjemmeside præsenterer vi alle skolens medarbejdere. På siden vises følgende medarbejderoplysninger:

• Navn
• Titel
• Organisatorisk placering
• Afdeling og fag, du underviser i
• Telefon (hvis medarbejderen har en arbejdstelefon)
• E-mailadresse
• Portrætfoto (hvis du har givet dit samtykke til det)

Har du spørgsmål til medarbejderoplysningerne på hjemmesiden, kan du kontakte Ledelsessekretariatet.

Medarbejderoplysninger på skolens hjemmeside behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f, da skolen har en legitim interesser i at præsentere skolens medarbejdere for kommende og nuværende elever, kursister og samarbejdspartnere.

Oplysninger om medarbejdere slettes, når ansættelsen ophører.

Formålet med behandlingen

Processen med at ansætte medarbejdere til en ledig stilling på College360 har til formål at vurdere dine færdigheder og kvalifikationer for, at beslutte om vi kan tilbyde og ansætte dig i et job på skolen.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Vi har behov for følgende almindelige persondata om dig:

• Fornavn og efternavn
• e-mail og telefonnummer
• adresse
• Begrundet ansøgning og CV, herunder uddannelseshistorik og historik over tidligere ansættelser, sprogkundskaber, villighed til evt. at flytte mm.
• Uddannelsesbeviser
• Referencer

Dine oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e. Vi har almindeligvis ikke brug for følsomme personoplysninger om dig, men i det tilfælde, at det er nødvendigt, at sådanne oplysninger indgår i ansøgningsprocessen (f.eks. hvis der er særlige forhold omkring dit helbred), sker det med hjemmel i artikel 9, stk. 2 litra f.

Ved at ansøge om en stilling hos os, giver du samtykke til, at vi må kontakte de opgivne referencer efter nærmere aftale med dig. Dette samtykke kan du trække tilbage ved at maile til info@college360.

En personlighedsprofil kan være en del af ansættelsesprocessen.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for College360 medmindre, vi har hjemmel til det f.eks. i følgende situationer:

• Med dit samtykke
  Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi har dit samtykke.

• Til ekstern databehandling
  Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

• Af juridiske årsager
  Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for College360, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser

Ved ansættelse kan eksterne konsulenter deltage i ansættelsesprocessen. Vi videregiver kun dine oplysninger, hvis vi har dit samtykke til det. Det kan f.eks. være oplysninger i forbindelse med personlighedstests med hjemmel i databeskyttelseslovens §12 stk. 3. Tests slettes umiddelbart efter, at den opslåede stilling er blevet besat.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og databeskyttelseslovens §12 stk. 1 eller stk. 2. 

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Kilder til persondata

Vi indhenter persondata om dig direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. Fra tredje part, som kan være: Referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer.

Hvem ser dine data

Vi deler dine ansøgningsoplysninger med ansættelsesudvalget, ansatte i HR og Personale og evt. rekrutteringsbureau.

Opbevaring af data

På College360 modtager vi kun jobansøgninger elektronisk via jobportalen på vores hjemmeside. På den måde sikrer vi os, at ansøgerens persondata behandles i henhold til persondataloven.

Ansøgning og bilag uploades og opbevares i skolens HR-system Innomate og kan udelukkende tilgås af det nedsatte ansættelsesudvalg.

Når den rette kandidat er fundet, og rekrutteringsprocessen er afsluttet, gemmer vi din ansøgning, og evt. udarbejdede personprofiler i 6 måneder efter afslag for at kunne vende tilbage til dig, hvis en anden lignende jobmulighed skulle opstå. Herefter vil ansøgning og bilag blive slettet.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag i 6 måneder, hvorefter de slettes.

Hvis du ønsker, at vi sletter din ansøgning inden udløbet af vores normale slettefrist, er du velkommen til at kontakte os. 

Hvis du ansættes i den ledige stilling vil dine oplysninger blive overført til din personalemappe i vores HR system Innomate og blive behandlet i forhold til vores HR-privatlivspolitik, som du vil modtage ved din ansættelse.

Formålet med behandlingen

Vi behandler oplysninger om kontaktpersoner hos samarbejdspartnere og leverandører til administration og overholdelse af f.eks. samarbejdsaftaler, kontrakter eller uddannelsesaftaler samt statistik.

Disse oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger (f.eks. navn, e-mail, telefonnummer, stilling, arbejdssted)

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov (hjemmel) til det. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker f.eks. med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Kilder til persondata

Vi indhenter og modtager f.eks. oplysninger fra dig selv ifm. udarbejdelse af kontrakter eller fra elevers uddannelsesaftaler.

Adgang til dine personoplysninger

Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Opbevaring af data

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Derefter sletter vi dine persondata.

Videoovervågning

Vi foretager videoovervågning forskellige steder på vores lokaliteter. Vi skilter vores videoovervågning og gemmer den i 7 dage. Herefter sletter vi optagelserne. Videoovervågningen er et led i en forebyggende indsats mod tyveri.

Vi behandler hovedsageligt personoplysningerne i henhold til tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 1, nr. 3 og persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e (i kriminalitetsforebyggende øjemed) og f (skolens legitime interesse i at beskytte materiel).

Videregivelse til politiet kan ske, hvis der er mistanke om kriminelle forhold jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e eller f eller databeskyttelseslovens § 8.

Nøglebrik

På College360 anvender vi nøglebrikker, der giver adgang til lokaler. Nøglebrikkerne er en indsats til at forebygge uautoriseret adgang til lokaler og samtidig en indsats for at forebygge tyveri og skade. Indsatsen er derfor et led i udførelse af opgaver i samfundets interesser jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

De oplysninger, vi registrerer er navn, stillingsbetegnelse, ansættelsessted, startdato og evt. slutdato for ansættelse.

Vi gemmer data fra loggen i 12 mdr., så længe du er ansat på College360. Ved din fratrædelse slettes alle data inklusiv log.

Logning – IT-aktiviteter

Som led i vores adgangsstyring og IT-sikkerhed logger vi oplysninger om dig. Det er de oplysninger, der følger dit brugerlogin, f.eks. brugernavn og password.

Formålet er at kunne dokumentere ændringer, lovlighed og at sikre, at der ikke har været uautoriseret adgang. Ifm. sikkerhedsbrud gennemgås loggen med henblik på at vurdere sikkerhedsbruddets karakter og risici for de registrerede. Tilsvarende kan loggen fremvises i tilfælde af dokumentationskrav som offentlige institutioner er underlagt (fx journaliseringspligten). Vores logning sker altså jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

Vi kan udlevere data fra logs til relevante myndigheder, når det er relevant. F.eks. i forbindelse med efterforskning, på forespørgsler fra Datatilsynet eller ved anmodninger om indsigt. Vi vil så vidt muligt altid informere dig om videregivelsen.

Dataene til logning opbevares som udgangspunkt i et år, hvor de efterfølgende bliver slettet.

Backup

På College360 tager vi backup af et fællesdrev (som bruges af ansatte) og et personligt drev (som bruges af både ansatte og elever). Vi tager backup af vores data som et led i vores IT-beredskab. Det betyder for dig, at vi teknisk er i stand til at genskabe nogle af dine personoplysninger i op mod et år, efter de er slettet. Vi anvender kun muligheden, når det er nødvendigt.

Vi anvender udelukkende denne mulighed i overensstemmelse med vores interne retningslinjer herfor, som bl.a. omfatter, at vi kun må genskabe data i tilfælde af sikkerhedsmæssige årsager eller væsentlige hensyn til den registrerede. I så fald genskaber vi kun den data, som er nødvendig for at opfylde formålet.

Vi anser dette som en del af vores opgaver jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e, for at sikre vedvarende tilgængelighed og sikre oplysningerne ikke går tabt i tilfælde af en hændelse.