I akutte krisesituationer skal du, så vidt muligt, ringe til College´s alarmeringsnummer 20 81 14 82.
College360's krisestab håndterer informationsflow til de studerende, medarbejdere og gæster på skolen samt til pressen i en krisesituation.
Herunder kan du finde indgange til information om, hvordan krisestaben aktiveres, og hvordan du, som medarbejder med rolle i krisestaben, håndterer en krise fra krisen opstår og indtil krisen er færdighåndteret.
Håndtering af IT-nedbrud følger en særlig procedure, som du finder indgangen til nederst på denne side.
Intern alarmering
I tilfælde af en krisesituation orienterer du College360's call center på tlf. 20 81 14 82.
Call centeret vil herefter vurdere, om krisevagt og eventuelt College360’s krisestab skal aktiveres.
Opkaldet til College360's alarmeringsnummer sker efter en eventuel alarmering til 112.
Aktivering af krisestaben
1. Krisemeldingen meldes ind til College360´s alarmeringsnummer 20 81 14 82.
2. Call centeret kontakter krisevagten.
3. Krisevagten kontakter kontaktpersonerne inden for drift, kommunikation og ledelse.
4. De tre kontaktpersoner kontakter herefter lederne inden for de respektive områder.
5. Lederne udpeger personer til krisestab og kriseindsatsgruppe på åstedet.
6. Lederne indkalder det nødvendige personale fra egen afdeling.
7. Lederne orienterer resten af organisationen og eksterne interessenter.
8. Direktøren indkalder støttefunktioner mht. opretholdelse af driften (business continuity) og indkalder evt. beredskab til møde og udpeger kriseindsatsgruppe.
Krisevagten og kontaktpersonerne består af en pulje af udvalgte personer. Den person, som først kan kontaktes, påtager sig rollen som krisevagt og/eller kontaktperson.
Se telefonkæden
Telefonkæde oversigt
Krisestab og kriseindsatsgrupper
Når det via telefonkæden er fastslået, hvilke personer der er til stede, nedsættes – efter behov – en krisestab og en eller flere kriseindsatsgrupper.
Alt efter krisens beskaffenhed kan krisestab og kriseindsatsgruppe være bemandet delvist eller fuldt ud som beskrevet nedenfor eller tilføres ekstra ressourcer. Krisestabens og kriseindsatsgruppens medlemmer skal være kontaktbare, og direktøren afgør, om krisens beskaffenhed nødvendiggør, at krisestaben skal samles fysisk.
Når myndighederne (politi, brandvæsen) er til stede på åstedet, fungerer en myndighedsperson som øverste leder af kriseindsatsen og træffer beslutningen om alle sikkerhedsforanstaltninger såsom igangsætning af evakuering m.v.
Krisestaben
Krisestaben består af personer, som hver især har ansvaret for krisehåndteringen inden for deres respektive portefølje.
I udgangspunktet består krisestaben af universitetsdirektøren, College360's presse- og kommunikationschef, ledelsens Stab samt ledere for kommunikation og det tekniske område. Krisestabens medlemmer er således direktørens kontaktpunkter inden for drift, presse, kommunikation og ledelse. Hvis der findes et åsted, vil College360's presse- og kommunikationschef dog typisk være til stedet på åstedet og varetage funktionen som presseansvarlig på åstedet.
Direktøren vurderer, om krisestaben skal samles fysisk. I givet fald arbejder gruppen fra fælleskontoret i Kommunikation og Presse, hvis ikke andet aftales.
Kommunikationen til krisestaben foregår mellem medarbejder og den relevante repræsentant i krisestaben.
Direktøren (eller dennes stedfortræder fra ledelsen) er den øverste ansvarlige for krisehåndteringen, leder krisestaben og træffer alle væsentlige afgørelser på skolens vegne.
Direktøren skal sikre, at der indkaldes psykologisk krisehjælp, hvis der er behov for dette, vurdere konsekvenser for driften og kontakte relevante ledere for at sikre driften samt informere øvrige interessenter.
Desuden skal direktøren sikre, at krisen afblæses, når det er relevant, og at debrief aftales.
Kriseindsatsgruppen
Kriseindsatsgruppen består af de personer på en bestemt lokalitet, som leder krisehåndteringen lokalt. Ledelsesrepræsentanten leder gruppen og træffer lokale beslutninger. Vidtgående beslutninger skal, om muligt, cleares med direktøren.
Kriseindsatsgruppen består akut af de tilstedeværende personer, som bedst kan varetage opgaven. I kriseindsatsgruppen skal der være personer indenfor den lokale drift, kommunikation og presse.
College360's presse- og kommunikationschef og teknisk chef (eller deres stedfortrædere) udpeger hver en person inden for hvert spor til krisestab og kriseindsatsgruppe(r).
Afhængigt af krisens karakter og omfang kan en person deltage i begge grupper.
Såfremt politiet etablerer et samlingspunkt på åstedet, vil dette typisk også være kriseindsatsgruppens mødested.
Kriseindsatsgruppens ledelsesrepræsentant leder kriseindsatsgruppen. Øverste leder (dekan, institutleder) på åstedet er som udgangspunkt ledelsesrepræsentant. Om nødvendigt udpeger direktøren, hvem der er kriseindsatsgruppens ledelsesrepræsentant.
Kriseindsatsgruppens driftsansvarlige har ansvar for at sikre den fysiske sikkerhed for mennesker, dyr, miljø og værdier og at bistå myndighedernes indsatsleder, når denne er til stede.
Kriseindsatsgruppens presseansvarlige er ansvarlig for kontakten med den presse, der er til stede på åstedet, og koordinerer udtalelser med myndighedernes indsatsleder.
Kriseindsatsgruppens kommunikationskoordinator er ansvarlig for at sikre, at alle informationer om ændringer i krisesituationen, trufne lokale beslutninger og meddelelser til pressen bliver videreformidlet til de relevante personer i krisestaben af enten koordinatoren selv eller andre medlemmer af kriseindsatsgruppen.
Vejledninger til nøglepersoner og personalegrupper
Her finder du vejledninger til brug i krisesituationer følgende nøglepersoner og personalegrupper
Særlige kriseroller
Krisevagt
Kontaktperson for drift
Kontaktperson for kommunikation
Kontaktperson for ledelsen
Permanente funktioner
Call center
Tekniske chefer, fakulteter
Driftsinspektør
College360's presse- og kommunikationschef
Direktøren
Ledelsen (rektor, prorektor og dekaner)
Ledere (institutledere, centerledere, vicedirektører m.fl.)
Personalegrupper
Driftspersonale (Bygninger)
Omstillingen
Kommunikationsmedarbejdere
College360's alarmeringsnummer: 20 81 14 82
Akut situation?
- VÆR BEREDT – sørg for en åben og opladet mobiltelefon.
- HUSK DIT BAGLAND – orientér dem, som kan komme til at vikariere for dig.
- OVERVEJ din påklædning til udendørs ophold.
- VED AKTION – aflys aftaler, og orientér dit bagland (arbejde og hjemme).
- UDTAL dig alene til pressen efter aftale med College360´s kommunikationschef.
Navne og kontaktinfo
Omstilling hovednummer 75 360 360
