Her kan du læse mere om, hvordan vi på College360 behandler personoplysninger. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.
Vi tager vores ansvar for datahåndtering seriøst og sikrer, at behandlingen af personoplysninger sker lovligt og transparent. Vores databehandling er tilrettelagt, så vi kun indsamler de oplysninger, der er nødvendige, og vi håndterer persondata med respekt for integritet, fortrolighed, ansvarlighed og gennemsigtighed.
Vi værner om de personoplysninger, vi opbevarer og behandler, og sørger for at implementere passende sikkerhedsforanstaltninger.
På College360 registrerer og behandler vi oplysninger om personer, der er i kontakt med skolen – eksempelvis ansatte, jobansøgere, elever og kursister. Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen.
Personoplysninger er oplysninger, der kan spores tilbage til en bestemt person, som eksempelvis navn. Når man bliver registreret – eller genstand for databehandling - har man krav på nogle informationer. Det står i persondataforordningens artikel 13 og 14.
I denne persondatapolitik kan du finde detaljer om vores behandling af data og oplysninger om, hvordan du kan få mere information. Du er altid velkommen til at kontakte os med spørgsmål til politikken, hvis du ønsker yderligere information, eller hvis du vil gøre brug af dine rettigheder som registreret.
Juridiske oplysninger og kontaktoplysinnger
Skulle du have spørgsmål, ønske yderligere information eller gøre indsigelse, er du velkommen til at rette henvendelse til os.
College360
Bredhøjvej 8, 8600 Silkeborg
Bindslevs Plads 1, 8600 Silkeborg
CVR.: 17611615
Tlf. 75 360 360
Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft på htoft@college360.dk eller telefon 20 43 11 12.
College360 som databehandler
College360 vil i nogle tilfælde være databehandler, hvis vi på vegne af andre behandler personoplysninger. Hvis skolen er databehandler, handler vi på instruks fra den dataansvarlige. Det betyder, at behandlingen af dine personoplysninger vil være reguleret af en databehandleraftale – og at det er den dataansvarliges persondatapolitik, der er gældende.
Behandling af dine personoplysninger på College360
På College360 behandler vi forskellige oplysninger om dig. I afsnittene herunder kan du finde mere information om, hvordan og hvornår vi behandler personoplysninger om dig. Vores politik er tilrettelagt sådan, at man kan finde informationer som er relevante for enhver der har relation til skolen. F.eks. fordi man har henvendt sig til skolen, eller opholdt sig på skolens område, er ansat, har søgt job på skolen og eller er elev på College360. Læs mere nedenfor.
For dig, der henvender dig til College360
Når du henvender dig til skolen, gemmer vi i udgangspunktet kun din henvendelse, så længe det er nødvendigt for at kunne besvare den. Derefter sletter vi som hovedregel din henvendelse.
Vi behandler kun de oplysninger, du selv sender til os, og kategorien af personoplysninger vil derfor afhænge af indholdet i din henvendelse.
I nogle tilfælde vil vi være forpligtede til at journalisere din henvendelse. Vi kan nemlig have behov for at dokumentere, at vi har modtaget den, og hvad vi har svaret dig. Vi vil også skulle gemme din henvendelse, hvis din henvendelse sker ift. en konkret sag.
Vores behandling sker i disse tilfælde med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e om opgaver i samfundets interesse, jf. offentlighedslovens § 2 og 3.
I forbindelse med din henvendelse, vil det normalt ikke være nødvendigt at indsamle informationer om dig fra andre. Hvis vi vurderer at din henvendelse er fejladresseret, videresender vi den til rette myndighed eller person (evt. jf. forvaltningslovens § 7).
For elever og kursister
Som elev eller kursist på College360 behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med din uddannelse eller dit kursus. I nogle tilfælde overfører vi dine personoplysninger til eksterne, f.eks. SU-styrelsen. Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er:
- CPR-nummer
- navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- klasse
- foto
- karakterer
- evt. fraværsoplysinger
- evt. oplysninger om værge
- oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig
I forbindelse med sagsbehandling af f.eks SPS-støtte kan det forekomme, at også kategorien følsomme oplysninger som f.eks. helbredsoplysninger behandles.
Læs mere om personoplysninger for elever og kursister.
For ansatte
Som ansat på College360 (eller tidligere ansat) behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovkrav og den kontrakt, som vi har indgået med dig. I nogle tilfælde overfører vi dine personoplysninger til eksterne, f.eks. SKAT. Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er:
- CPR-nummer.
- navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- arbejdssted
- dokumenter med forbindelse til din jobansøgning
- dokumenter med forbindelse til din ansættelse på skolen
I forbindelse med sygemeldinger og barsel kan det forekomme, at også kategorien følsomme oplysninger som f.eks. helbredsoplysninger behandles.
Læs mere om personoplysninger for ansatte.
For dig, der søger job på College360
Når du sender en ansøgning til os, behandler vi de personoplysninger, vi har modtaget fra dig. Dine oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og artikel 9, stk. 2 litra f i det omfang, følsomme oplysninger indgår i ansættelsesprocessen (f.eks. hvis der er særlige forhold omkring dit helbred).
Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er:
- Navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- Ansøgning, CV og evt. bilag
- Oplysninger, som du giver os i din ansøgning
Hvis du opretter dig som bruger i vores rekrutteringssystem, giver du samtykke til, at vi må behandle dine oplysninger (jf. artikel 6 stk. 1 litra a). Du kan altid trække dit samtykke tilbage ved at slette din konto i rekrutteringssystemet.
Læs mere om personoplysninger for jobansøgere på College360
For forældre og værger
Hvis du er forælder eller værge til en elev på skolen, der er under 18 år, behandler vi personoplysninger om dig – indtil eleven bliver 18 år eller forlader skolen. Dine oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og e og artikel 9 stk. 2 litra f.
Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er:
- Navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- CPR-nummer.
I særlige tilfælde behandler vi også følsomme oplysninger som f.eks. helbredsoplysninger, hvis du eller dit barn oplyser os om det.
Vi indhenter og modtager oplysninger fra dig selv, dit barn, afgivende grundskoler og offentlige myndigheder.
For censorer og eksamenstilsyn
Hvis du er censor eller eksamenstilsyn, behandler vi få personoplysninger om dig. Dine oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.
Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er:
- Navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- CPR-nummer.
Vi indhenter og modtager oplysninger fra den institution/skole, du ansat på, fra ministeriet, fra censorbureauer, fra arbejdsmarkedets parter eller dig selv.
Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har hjemmel til det. Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT eller oplysninger til f.eks. ministerier. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og e samt databeskyttelseslovens §11 stk. 1.
For bestyrelsesmedlemmer
Vi behandler oplysninger om bestyrelsesmedlemmer på College360. Dine oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og e.
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Navn, adresse, e-mail og telefon
- CPR-nummer
I forbindelse med medlemskab af College360s bestyrelse, er det lovpligtigt, at du foruden dine personlige kontaktoplysninger også opgiver dit CPR-nummer og billedlegitimation. Disse oplysninger videregives i forbindelse med registrering af ejerforhold til statslige myndigheder, bank, realkreditinstitutioner og revisor.
Vi modtager oplysninger fra den udpegningsberettigede organisation og dig selv.
Bestyrelsesmedlemmers data behandles og slettes på samme måde som ansattes data.
På virk.dk slettes dine oplysninger, når du udtræder af bestyrelsen.
For samarbejdspartnere og leverandører
Som samarbejdspartner eller leverandør behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovkrav og den kontrakt, som vi har indgået med dig. Eksempler på personoplysninger, som vi behandler, er: navn, e-mail, telefonnummer og arbejdssted.
Læs mere om personoplysninger for samarbejdspartnere og leverandører.
For brugere af college360.dk
Når du besøger College360s hjemmeside (www.college360.dk) er du sikret anonymitet. Når du besøger et web-sted afgiver du dog automatisk en række oplysninger om dig selv. Dette gælder blandt andet:
- Din adresse (ip-adresse) på Internettet (så vores server kan vide, hvor den skal sende oplysningerne hen).
- Hvilken browser, du bruger til at kigge på vores side med.
- Hvilke sider du har kigget på.
College360 gemmer ingen af disse oplysninger. Oplysninger om besøg på vores sider gemmes kun i summarisk form. Dette gøres udelukkende for, at vi kan se, hvorledes brugerne af web-stedet anvender siderne og for, at vi derigennem kan gøre web-stedet endnu bedre for vore brugere. Ingen af disse oplysninger kan føres tilbage til dig. Du indgår kun som en del af en total, der anvendes i vores statistik.
Alle oplysninger af personlig karakter (som eksempelvis billeder af elever og personale) placeres kun på web-stedet, hvis personen, som oplysningerne vedrører, har givet sit samtykke. Et sådant samtykke vil til enhver tid kunne trækkes tilbage.
Hvis du på vort web-sted afgiver oplysninger af personlig karakter (dette kan eksempelvis være ved tilmelding til nyhedsbreve, anvendelse af en kontaktformular, anmodning om optagelse eller bestilling af brochurer), vil College360 udelukkende anvende disse oplysninger til at udføre de opgaver, som henvendelsen vedrører. Sådanne oplysninger arkiveres ikke i længere tid end til opgaven er udført. Og sådanne oplysninger videregives aldrig til tredjepart.
Cookies
Vi anvender cookies på vores hjemmeside. En "cookie" er en lille tekstbesked, der typisk bliver lagt på din computer, når du bruger en hjemmeside med det formål at gøre din brugeroplevelse mere effektiv.
En cookie kan også lægges midlertidigt på din computer i forbindelse med et besøg på en hjemmeside for så at blive slettet igen, når du forlader hjemmesiden. Alle cookies der bliver lagt fra College360s hjemmeside er af den midlertidige type. Det vil sige, at alle cookies fra College360 vil blive slettet, når du forlader vores hjemmeside.
Via cookies indsamler vi oplysninger om unikt ID, tekniske oplysninger om din computer, tablet eller telefon, IP-adresse, geografisk placering samt søge og brugeradfærd på vores hjemmeside. Data fra cookies lagt fra College360s hjemmeside bruges ikke til at indsamle personlige oplysninger. Ingen cookies fra College360s hjemmeside videresendes eller sælges til tredjepart.
Udover nødvendige cookies, bestemmer du selv hvilke typer cookieinformation, vi må indsamle.
Vores behandling af nødvendige cookies sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvor vores legitime interesse består i at gøre det muligt for brugere at benytte vores hjemmesider.
Behandling af ikke-nødvendige cookies sker med samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, når du giver samtykke til brug af cookies på vores hjemmesider.
Læs mere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik. På denne side fremgår det også, hvordan dit samtykke kan ændres eller trækkes tilbage.
Sikkerhedsrelaterede formål
Som elev, kursist, ansat, besøgende eller registreret på College360 behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med forskellige sikkerhedsrelaterede formål. Det kan være i forbindelse med identifikation af dig som bruger, videoovervågning, adgangskontrol, hjemmesidetrafik eller brugen af forskellige digitale platforme.
Læs mere om sikkerhedsrelaterede formål eller læs vores cookiepolitik.
Organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger
College360 tager sikkerhed og beskyttelse af personoplysninger meget alvorligt. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af en passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning. Derudover overlader vi kun behandling af personoplysninger til databehandlere, der opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
Vi arbejder løbende på at beskytte College360 og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
- Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
- Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
- Tavshedspligt for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
- Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
- Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på College360.
Modtagere af dine personoplysninger – eksterne tredjeparter
I nogle tilfælde overdrager vi dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller leverandører, som f.eks. hjælper os med driften af IT-løsninger. Når vi gør det, overdrager vi oplysningerne på baggrund af en aftale, og behandlingen gennemføres i overensstemmelse med den tilhørende instruks. Videregivelsen kan også være til eksterne tredjeparter, hvis vi er pålagt det. Det kan f.eks. være SKAT eller en anden offentlig myndighed.
Væsentlige databehandlere i tredjelande
Vi overfører i enkelte tilfælde persondata til lande udenfor EU/EAA. Det sker primært, når vi benytter tjenester og systemer, hvor leverandøren samarbejder med virksomheder, der har hovedsæde i f.eks. USA.
Der er f.eks tale om:
- Microsoft (Irland/USA)
- AWS (Amazon) (USA)
- META (USA)
- LinkedIn (USA)
EU-kommissionen har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet i USA. Derfor kan man overføre personoplysninger til organisationer i USA, der er certificeret under den nye aftale. Se listen her
Vi har gennemført en risikovurdering, som kortlægger, hvilke risici der er forbundet med dataoverførslerne. Vi har valgt at anvende disse databehandlere på grund af den høje kvalitet i løsningen, samt det høje IT-sikkerhedsmæssige niveau.
Hvis du ønsker flere informationer om hvordan vores leverandører har iværksat fornødne eller passende garantier kan du finde information i deres respektive privatlivspolitikker.
Sociale Medier
College360 er til stede på flere sociale medier. Du finder de overordnede privatlivspolitikker for de enkelte sociale medier på deres hjemmesider:
Læs mere om, hvordan vi behandler dine oplysninger, når du besøger vores sociale medier.
Sletning af persondata
Når formålet med skolens behandling af dine personoplysninger er opfyldt, sletter eller arkiverer vi dine personoplysninger. Der kan være særlige regler - herunder bogføringsloven, eksamensbekendtgørelsen, forvaltningsloven eller lignende, som kan give os pligt til at opbevare dine personoplysninger i længere tid.
På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt.
Sletning beskrives også i afsnittene under punktet Behandling af dine personoplysninger.
Dine rettigheder
Du har i visse tilfælde ret til at:
- Få indsigt i dine personoplysninger. Det betyder, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
- Få berigtiget dine personoplysninger. Hvis du mener, at de oplysninger, vi har registreret om dig, er forkerte, kan du bede om at få dem rettet (berigtiget).
- Få slettet personoplysninger. Hvis du ønsker, at vi sletter oplysningerne om dig inden udløbet af vores normale slettefrist.
- Få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, så vi ophører med nogle former for behandling. Hvis du f.eks. ønsker, at vi opbevarer dine oplysninger uden at behandle dem.
- Gøre indsigelse mod behandling, så vi ikke længere kan behandle personoplysningerne.
- Gøre brug af retten til dataportabilitet. Dvs. retten til at få udleveret oplysninger på et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Du skal være opmærksom på, at dine rettigheder kan være begrænset af anden lovgivning eller underlagt undtagelser, f.eks. i relation til offentlig myndighedsudøvelse.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder bedes du rette personlig henvendelse til elevadministrationen på Bredhøjvej 8 eller Bindslevs Plads 1 i Silkeborg. Du skal medbringe billedlegitimation ved henvendelsen. Vi bestræber os på at kunne håndtere din henvendelse inden for en tidsramme på 2 uger.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger.
Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt.
Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække samtykket tilbage på ethvert tidspunkt. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, ændrer det ikke på lovligheden af vores behandling, der er gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, men kun for den behandling vi foretager fremadrettet.
Sådan gør du brug af dine rettigheder
Kontakt College360
College360
Bredhøjvej 8, 8600 Silkeborg
Bindslevs Plads 1, 8600 Silkeborg
CVR.: 17611615
Tlf. 75 360 360
Du kan også kontakte os via College360’s digitale postkasse, virk.dk/digitalpost.
Dataansvarlig
Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte direktør Henrik Toft på htoft@college360.dk eller telefon 20 43 11 12.
Databeskyttelsesrådgiver
Du har mulighed for at kontakte College360s databeskyttelsesrådgiver, hvis du som registreret har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger.
Kontaktoplysninger på skolens databeskyttelsesrådgivere:
Den fælles DPO-funktion
Aarhus Business College, EFIF
Sønderhøj 28, 8260 Viby J
T: 8936 3280
E: gdpr@efif.dk
Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen hurtigst muligt. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.
Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder og klagemuligheder på datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk eller indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
T: 3319 3200
E. dt@datatilsynet.dk
Opdatering af persondatapolitikken
Vi gennemgår regelmæssigt vores persondatapolitik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Ændringer til politikken kan ske uden varsel. Ved væsentlige ændringer af persondatapolitikken kontakter vi de registrerede og giver besked om ændringerne.
Persondatapolitikken er senest opdateret i januar 2025
